summerlake1.jpgsummersea1.jpg

Notima - Ekonomibolaget

Bokföring i Adempiere

Relevanta definitioner enligt bokföringslagen (1999:1078)

  • Bokföringspost: varje enskild notering i grundbokföringen eller huvudbokföringen.

  • Affärshändelse: Alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat.

  • Verifikation: de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen.

  • Räkenskapsinformation

    • Balansräkning

    • Grundbokföring och huvudbokföring.

    • Sidoordnad bokföring.

    • Verifikation

    • Handling m.m som en verifikation hänvisar till.

    • Systemdokumentation och behandlingshistorik

    • Årsredovisning

    • Årsbokslut

    • Noter till balansräkning och resultaträkning

    • Förenklat årsbokslut

    • Specifikation av balansräkningspost.

    • Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden.

    • Sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det skall gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen.

Beskrivning av bokföringskoncept


Adempiere fokuserar på affärshändelser. Varje slag av affärshändelse i Adempiere har en dokumenttyp. För varje dokumenttyp vet systemet hur det skall konteras, dvs omvandlas till bokföringsposter i huvudboken. Ett dokument motsvarar en verifikation. Varje dokumenttyp motsvarar en verifikationsserie.

Följande dokumenttyper är fördefinierade:

  • Order (inköp / kund)

  • Faktura (kund- och leverantörsfaktura, debit, kredit, proforma)

  • In/utleverans

  • Manuella bokföringsposter

  • Rekvisition

  • Fakturamatchning

  • Inköpsordermatchning

  • Fysisk inventering

  • Lagerförflyttning

  • Produktion (av egna varor)

  • Projektfråga

  • Kassajournal

  • Allokering (av utbetalning/inbetalning)

  • Betalning

  • Bankkontoutdrag

Det är även möjligt att definiera egna dokumenttyper anpassade efter sin egen verksamhet. En dokumenttyp behöver inte nödvändigtvis resultera i bokföringsposter. En order är t ex bara relevant för bokföringen om man använder sig av engagemangsredovisning.

Varje dokumenttyp har en egen löpnummerserie som automatiskt räknas upp i ordning (verifikationsnummer).

Ett verifikation i Adempiere är en instans av en dokumenttyp och ett löpnummer. Om man vill vara säker på att man enkelt skall kunna identifiera en verifikation bara på löpnumret/identifieringstecknet kan man lägga till ett bokstavsprefix/suffix på löpnumret som beror på dokumenttypen.

T ex:

Leverantörsfakturor:L-xxxxxxx
Kundfakturor:K-xxxxxxx
Manuella bokföringsposter:V-xxxxxxx

xxxxxx byts ut mot ett löpnummer.

Bokföringslagen har krav (5 kap § 7) på att en eventuell motpart skall kunna härledas från ett verifikat. I Adempiere härleds detta direkt från dokumenttypen och skrivs ner på varje bokföringspost.

Visma Administration 1000 (och liknande programvaror) uppfyller detta krav genom att använda sig av journaler som i sin tur kopplas till deras definition av ett verifikat. Detta blir krångligare att följa och information om motpart finns då inte direkt härlett från huvudboken.

Ett färdigställt dokument/verifikat i Adempiere går inte att radera. Man kan däremot göra rättelsedokument baserat på ett tidigare dokument.

Varje dokumenttyp vet hur det skall omvandla sig själv till bokföringsposter och Adempiere gör detta baserat på definierade regler. Med denna lösning finns det möjlighet att definiera om reglerna eftersom, t ex boka mot ett annat momskonto.

En omdefinition av reglerna för en dokumenttyp påverkar bara kommande dokument och ändrar inte den tidigare bokföringen. Det går dock att göra en s.k. "re-post" som gör om konteringen för ett dokument baserat på de nya reglerna.

Konteringsmotor

Account Engine

Ovan bild illustrerar hur Adempieres kontering fungerar. Manuella bokföringsposter är helt enkelt ett dokument som samlar bokföringsposter där man direkt specificerar det som annars bestäms av regler.

Vi använder en leverantörsfaktura som exempel.

På fakturan som läggs in i Adempiere matar man in följande:

  • Leverantör

  • Fakturarad 1: Fast telefoni 100 kr

  • Fakturarad 2: Mobiltelefoni 120 kr

Konteringsreglerna vet då att kostnaden för fast telefoni skall bokas på 6211 och den mobila telefonin på 6212. Reglerna vet även att det normalt är 25% moms på dessa tjänster och lägger den ingående momsen på 2641. Momsen räknas ut automatiskt men kan justeras innan fakturan färdigställs (bokas) ifall den skulle misstämma med det som står på fakturan.

Den totala kostnaden bokas på leverantörsskulder, 2440.

Antag att leverantörsfakturan får referensen L-10001 av Adempiere.

Konto

Namn

Debet

Kredit

Dok ref.

6211

Fast telefoni

100

 

L-10001

6212

Mobil

120

 

L-10001

2641

Ingående moms

55

 

L-10001

2440

Leverantörsskulder

 

275

L-10001

Notera! I konteringen bokförs även information om affärspartner/leverantör (dvs motpart), eventuell produkt/tjänst, antal, projekt, kampanj eller exempelvis en resultatenhet om man vill använda det. Vi har valt att inte visa dessa utökade möjligheter i exemplet.

Omkontering / rättelser

Det finns en möjlighet att manuellt starta en process som konterar om tidigare dokument/verifikat enligt de aktuella konteringreglerna. Man kan göra det dokument för dokument eller på hela bokföringen.

Om detta innebär att tidigare bokföringsposter ändras får detta inte göras om man inte anger att bokföringsposterna är rättade, vid vilken tidpunkt och av vem (enligt bokföringslagen 5 kap § 5).

Eftersom det inte finns stöd för att skriva in denna information i Adempiere rekommenderar vi att man inte använder den funktionen utan istället gör manuella bokföringsposter och rättar genom ett rättelsedokument.

Lämpligt arbetssätt

Om man arbetar med pappersdokument (t ex kvitton, fakturor etc) och inte helt förlitar sig på Adempieres möjlighet att bifoga t ex digitala dokument till varje verifikat bör man sortera pappersdokumenten uppdelade på dokumenttyp. I varje pärm / flik för en specifik dokumenttyp lägger man sedan in pappersdokumenten sorterade efter Adempieres verifikationsnummer.

Om man t ex säljer varor gör man lämpligen följande uppdelning:

  • En pärm / flik för leverantörsfakturor

  • En pärm / flik för manuella bokföringsposter.

  • En pärm /flik för kassajournaler

Vid varuförsäljning hanterar vi även affärshändelserna order, kundfakturor, inleverans, utleverans, lagertransaktioner och inventeringar. Dessa dokument skapas i Adempiere och kan tas fram på begäran (utskrift). Det är därför onödigt att skriva ut dessa och sätta i pärm eftersom de ändå är lagrade i Adempiere. Lägg istället ner möda på att se till att ha bra rutiner för backupen.

Huvudbok

Huvudboken finns alltid nära till hands i Adempiere och man kommer åt den via huvudmenyn. Vanligtvis vill man se specifika händelser i huvudboken och därför presenteras ett sökfönster först så att man kan filtrera posterna. Väljer man ingen filtrering ser man hela huvudboken.

 

Account Viewer

 

Som ni kan se på formuläret finns väldigt många filtreringsmöjligheter. Allt som går att filtrera kan man skapa rapporter på.

I normalfallet vill man oftast se hur ett specifikt dokument/verifikat har bokförts, då väljer man det dokumentet som filter.

Om man inte söker via huvudboken finns det en snabbknapp från dokumentet i fråga som tar fram konteringen för just det specifika dokumentet.

En kontering av en leverantörsfaktura kan se ut enligt exemplet nedan:

Account Viewer Vendor Invoice

I exemplet har vi valt att inte visa all information som ingår i varje bokföringspost. Det som visas är det som är relevant för just den här dokumenttypen (leverantörsfaktura).

Rapporter

Adempiere är från början tänkt att kunna användas i alla länder i hela världen. Olika länder har olika krav på rapporter och rapportering. Rapportsystemet i Adempiere är därför väldigt flexibelt. Nackdelen är att man själv måste definiera upp sin resultat- och balansräkning utifrån sin kontoplan. Lyckligtvis är det inte speciellt tidskrävande eller svårt (när man kan det).

Momsrapportering går att få fram på samma sätt genom att man specifikt väljer de konton och transaktioner man är intresserade av och på så sätt får fram en passande rapport.

Brutet räkenskapsår

Det går att skapa rapporter för vilka perioder som helst. Detta innebär att man kan ha ett räkenskapsår mellan precis vilka datum som helst. Momsrapporter går att skapa för vilka perioder som helst, månadsvis, kvartalsvis, årsvis etc.

Budget

Till rapporterna kan man knyta en budget så att man enkelt kan jämföra budget mot utfall. Inmatningen av budget är tyvärr knölig.

Engagemangsredovisning

Adempiere har stöd för engagemangsredovisning då man förutom utfall och budget i rapporteringen kan få siffror på uteliggande beställningar och erhållna order.

Ekonomibolaget Notima AB